La factura electrónica es un documento de carácter
tributario generado por medios informáticos en formato electrónico, que
reemplaza al documento físico en papel, pero que conserva el mismo valor legal
con unas condiciones de seguridad no observadas en la factura en papel. Por
lo tanto cumple la misma función que un documento físico y es igual de fiable,
sino más.
El desconocimiento general de la población española en
materia informática hace que hoy en día no sea muy utilizado. A pesar de que el
gobierno lleva a cabo desde 2007 una campaña para su utilización generalizada. Fruto
de esta campaña es la web Facturae, impulsada por el ministerio de hacienda y
administraciones públicas.
Existen tres condicionantes para la realización de esta
factura:
1. Se
necesita un formato electrónico para la representación de dicha factura, pdf,
xml…
2. La
información tiene que partir de un ordenador y ser recogida por otro ordenador.
3. Y
se debe garantizar la integridad y autenticidad de los documentos a través de
una firma electrónica reconocida.
Este método ahorra dinero y daños al medio ambiente. Desde
un punto de vista muy local puede que no nos parezca un grave perjuicio el
consumo de papel. Pero debemos tener en cuenta que cada español consume de
media unos 170kg de papel al año.
A parte de los beneficios ecológicos, nosotros ahorraremos
espacio en nuestras viviendas y mucho tiempo en ordenar o buscar papeles. Quien
no se siente perdido cuando la administración nos requiere documentación para
cualquier trámite y enseguida nos entra mal cuerpo. Tener que buscar documentos,
reunirlos y volver a hacer colas kilométricas en edificios públicos. Por no
hablar del ahorro en transporte, tanto para habitantes de grandes ciudades como
para los más rurales que deben perder todo el día en desplazamientos hacia su
capital de provincia.
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Esto ayuda también a la productividad de nuestro maltrecho
país. El ahorro de horas de trabajo para solucionar trámites conseguirá que las
empresas sean más productivas y no pierdan dinero para que sus empleados
realicen trámites. Al igual que la descongestión del ya saturado tráfico de las
ciudades.
Puede que se vean inconvenientes como que nuestro disco duro
borre los archivos. Pero lo cierto es que hoy en día Internet es mas seguro
gracias al esfuerzo colectivo. Por no hablar de las formas de almacenamiento de
datos existentes en la red, que gratuitamente nos dan espacio para asegurar la
vida de los archivos más importantes.
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LA FACTURA ELECTRÓNICA
EN EMPRESAS
Hasta no hace mucho el ordenador en los comercios no se
consideraba algo indispensable. Pero con el paso de los últimos años este se ha
vuelto indispensable, tanto que un estudio publicado por la empresa N-Economía
cifró su uso en un 97,8%. La gestión interna de documentación es mas fácil y ágil
gracias a nuestro pc y reduce considerablemente los gastos de la empresa sea
cual sea su tamaño.
En primer lugar, parece claro que la apuesta por la
e-factura supone una minimización de los costes y una mejora de la eficiencia
(obtención de información en tiempo real, reducción de tiempos de gestión,
agilidad en la toma de decisiones, disminución de costes de los documentos en
papel). En segundo lugar, parece un método adecuado de integración con las
aplicaciones de gestión internas de la empresa, y una optimización de la
tesorería y de los recursos financieros, con una administración y contabilidad automatizadas.
Antiguamente sólo las más poderosas empresas se podían
permitir eso de tener página web o sistemas de contabilidad informatizados. Pero
hoy en día como todo el mundo sabe la red se ha expandido y cualquier persona
puede acceder a ella sin demasiados esfuerzos.
La picarezca española hace que más de la mitad del software
empleado por las empresas sea pirata. Pero ya hace tiempo que por Internet circulan
buen material y completamente gratuito, incluso promovido por administraciones
que buscan un mayor uso de las nuevas tecnologías.
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A pesar de las numerosas ventajas que se citan en todos los
medios, muchos empresarios se llevan una decepción después de la inversión para
digitalizar sus cuentas. A veces adentrarse en el comercio electrónico resulta
complicado y costoso en tiempo para personas que buscan soluciones rápidas. Por
ellos se debe tener en cuenta los
servicios basados en cloud computing o pago por uso, que permiten
utilizar las soluciones sin grandes inversiones ni grandes conocimientos
tecnológicos que aportan soluciones a
precios razonables.
FUENTES:
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